اهمية التخطيط وتنظيم الوقت في إدارة حياتك

الوقت مثل الذهب إذا عرفت كيف تديره بشكل صحيح سوف يمنحك نتائج هائلة. كل ما عليك هو تحقيق التوازن بين وقت العمل ووقت اللهو من خلال التخطيط وتنظيم الوقت بشكل صحيح، وسوف نعرض بعض الخطوات التي سوف تساعدك على تنظيم وقتك.

تعلم كيف تقوم بالتخطيط وتنظيم الوقت

هناك العديد من الطرق التي تساعدك على التخطيط وتنظيم الوقت بعضها سهل والبعض الآخر يتطلب منك بذل مجهود كبير، ولكن في النهاية سوف تتقن فن ادارة الوقت وتحقيق إنجازات رائعة في مجال عملك وحياتك الاجتماعية، وهناك بعض الخطوات التي تساعدك في تنظيم وقتك منها: 

• تدقيق الوقت: 

عندما يتعلق الأمر بكيفية ادارة الوقت فيجب عليك تحديد أين يذهب الكثير من وقتك، فقد تعتقد انك تقضي وقت قصير على وسائل التواصل الاجتماعي أو في إرسال رسائل البريد الإلكتروني ولكن عند متابعة الأمر ستلاحظ أنه يأخذ الكثير من وقتك وفي نهاية اليوم تكون بلا حصيلة فعلية، ومن أسهل الطرق التي تساعدك على تتبع وقتك هي تحميل تطبيق يحدد الفترة الزمنية التي تنجز فيها مهمة محددة، وسوف يساعدك ذلك على إنجاز مهامك دون إهدار الكثير من وقتك، كما يمكنك الحصول بعد ذلك على تقرير لمعرفة ما الذي يسرق وقتك وتقوم بالتخطيط وتنظيم الوقت.

• تعيين مدة زمنية لكل مهمة: 

يعتبر تحديد مدة محددة لإنجاز كل مهمة يساعد على منع التشتت والتخطيط وتنظيم الوقت ويمكن إعطاء مثال على ذلك فإذا بدأت في كتابة مقال في الساعة الثامنة صباحا وتريد الانتهاء من كتابته في الساعة العاشرة فستكون بذلك حددت مدة زمنية لمهمتك وتصبح ادارة الوقت لعبة وتحدي مسلي بالنسبة لك.

• استخدام قائمة مهام: 

تساعدك كتابة المهام التي تريد إنجازها في اليوم على التخطيط وتنظيم الوقت والعمل على الأجزاء الصغيرة التي بدورها تعمل على إكمال مشروعك وتحقيق هدفك، لذلك ابدأ في كتابة مهامك اليومية باستمرار وسوف يحفزك ذلك على مشاهدة كل ما تحققه بالفعل وتعمل على تحقيق هدفك بسرعة أكبر.

• التخطيط للمستقبل: 

تعتبر من أسوأ الأشياء التي تفعلها كل صباح هو القيام من النوم دون وضع خطة وذلك يعمل على إهدار الوقت بدون هدف ولا تستطيع الاهتمام بأمورك الضرورية على مدار اليوم، لذلك يجب عليك التخطيط ليومك عن طريق تخصيص ١٥ دقيقة في نهاية اليوم لإنشاء قائمة بالمهام التي ستفعلها في اليوم التالي وعند الاستيقاظ تبدأ في تنفيذها دون إهدار المزيد من الوقت حيث يساعد ذلك على التخطيط وتنظيم الوقت.

• البدء بالمهام الضرورية: 

وتعتبر تلك من أفضل الطرق التي تساعد على التخطيط وتنظيم الوقت وإنجاز مهامك دون إهدار الوقت وهناك عدة أسباب وراء تلك الحيلة الفعالة وهي أنه يكون لديك طاقة كبيرة في الصباح لذلك يجب إنجاز المهام قبل أن تكون مستنزفة لذلك يمكنك استخدام هذه الحيلة للتغلب على بقية اليوم.

• الاستعانة بمصادر خارجية: 

يمكن أن يكون الاستعانة بمصادر خارجية أمر صعب لغالبية الناس، حيث يكون من الصعب لشخص لآخر القيام بالعمل الذي اعتاد عليه، ولكن الاستعانة بمصادر خارجية توفر الوقت الحقيقي وتمكنك من التخطيط وتنظيم الوقت وذلك لأنه يخفف من ضغط العمل، ويكون لديك مزيد من الوقت لقضاء مهام أخرى أكثر أهمية ولكن إذا قررت القيام بتدريب داخلي فيكون الاستثمار النهائي يستحق ذلك.

• القضاء على عوامل التشتت: 

في هذا العصر يوجد الكثير من عوامل الإلهاء التي تسرق وقتنا  يتشتت انتباهنا بين المهام الواجب إنجازها وبين ما تقصفنا به الحياة، وعلى الرغم من كثرة عوامل التشتت تظل النتيجة نفسها وهي عدم إنجاز المهمة المكلفة لك ونادرا بما تقوم بإنجاز مهام تستغرق فترات طويلة من الوقت، تستغرق المهمة معك ضعف المدة لانجازها، لذلك تعتبر أفضل طريقة للقضاء على عوامل التشتت والتخطيط وتنظيم الوقت هي تخصيص وقت أكبر للتركيز على مشروع واحد والتخلص من كل شئ أخر حيث سيساعدك ذلك على إنجاز المهام بشكل أسرع وعدم إهدار الوقت 

• تغيير الجدول الزمني الخاص بك: 

إذا كنت ترغب في التخطيط وتنظيم الوقت بشكل حقيقي وفعال يجب عليك تغيير جدولك الزمني فورا، حيث اتفق كثير من الخبراء والأطباء على أن الاستيقاظ في الخامسة صباحا هو أفضل وقت لتنظيم وتخطيط يومك، وذلك لأنها تعد من أكثر الأوقات إنتاجية حيث تمنحك الوقت الكافي لممارسة الرياضة وتخطيط يومك وتصفح رسائل البريد الخاصة بك وكذلك يكون لديك الوقت الكافي للعمل في مشاريع جانبية دون ازعاج، ويجب الاستيقاظ مبكرا في العطلات الرسمية أيضا للحفاظ على التخطيط وتنظيم الوقت والاستمتاع بعطلتك في نفس الوقت وينصح الأطباء بتخفيف أوقات مشاهدة التلفاز خاصة قبل النوم.

• اترك وقتا مؤقتا بين المهام والاجتماعات:

 يعد الانتقال من اجتماع إلى آخر استخدام جيد للوقت ولكن الحقيقة أن له تأثير معاكس، فالإنسان يحتاج إلى وقت لتصفية ذهنه وشحن طاقته من جديد من خلال التأمل أو الذهاب في نزهة وبدون هذه الاستراحة يكون من الصعب التركيز في المهام، ويمكن التخطيط وتنظيم الوقت تخزين موعد اجتماعك التالي بخمسة وعشرين دقيقة ويعتبر ذلك وقت كافي للتخزين المؤقت.

كيف تتمكن من ادارة الوقت بشكل أفضل؟ 

هناك العديد من الطرق التي يمكن اتباعها كي تتمكن من التخطيط وتنظيم الوقت وإدارته خاصة مع تطور التكنولوجيا والانترنت فأنت تحتاج إلي المزيد من الطرق التي تساعدك في التخطيط وتنظيم الوقت بشكل جيد ومن تلك الطرق:

• استخدام تقويم عبر الإنترنت: 

كانت التقاويم دائما أداة أساسية لإدارة الوقت ومع تطور التكنولوجيا أصبح يمكن الوصول إليه من خلال أجهزة متعددة وجدولة المواعيد والاجتماعات بسهولة جدا وجدولة الأحداث المتكررة حيث أصبح التقويم أداة فعالة التخطيط وتنظيم الوقت في الوقت الحالي.

• التوقف عن الكمال: 

عندما تبحث عن الكمال فلن تصل إلي أي شئ وتستمر في العودة إلى نفس المهمة مرات كثيرة وهذا يعني إهدار كثير من الوقت لذلك توقف عن كونك مثاليا وافعل ما يمكنك فعله ثم انتقل إلى المهمة التالية.

• تعلم قول لا: 

بالتأكيد لا أحد يريد أن يحرج شخص يحبه أو يرفض له طلب، لكن كون هناك الكثير من المعروضات يكون إهدار حقيقي للوقت خاصة إذا كان وقتك لا يسمح بذلك، لذلك إذا كان لديك الكثير من المهام لتقوم بها يمكنك رفض دعوة العشاء أو مساعدة زملائك في مشروع ما حتى يكون لديك وقت فراغ حقيقي ووقتها يمكنك التخطيط وتنظيم الوقت.

• غرس العادات الأساسية: 

تعتبر العادات الأساسية من الأشياء المهمة والتي يمكن أن تغير حياتك مثل ممارسة الرياضة والالتزام بنظام غذائي صحي والتأمل حيث تعمل هذه العادات على محو العادات السيئة الأخرى وبالتالي ستكون أكثر صحة وتركيز لإدارة وقتك.

• لا تضيّع وقتك في الانتظار:

 من أهم الطرق للتخطيط وتنظيم الوقت هي أن نسمع كثيرا عن رواد الأعمال وأصحاب المؤسسات الكبرى أنهم يكرهون الانتظار وهل ذلك لأنهم أشخاص غير صبورين بالطبع لا ولكن يعتبر الانتظار إهدار للوقت حتى ولو كان بضع دقائق وذلك لأنهم يعرفون قيمة الوقت، ومن يعرف قيمة الوقت جيدا يكره الانتظار.

ويفضل القيام بشئ مفيد حتى أثناء وقت الراحة بدلا من الانتظار، لذلك يجب إيجاد طريقة لتحقيق أكبر استفادة من الوقت الذي يهدر في الانتظار مثل قراءة الكتب أو الاستماع إلي بودكاست مفيد أو وضع خطة لليوم التالي.

• العمل عن بعد: 

على الرغم من أن هناك كثير من الوظائف لا تتيح إمكانية العمل عن بعد إلا أن يعتبر العمل عن بعد حتى مرتين في الأسبوع يمكن أن يؤدي في النهاية إلى توفير عدد كبير من الساعات في الأسبوع يساعد على التخطيط وتنظيم الوقت.

• البحث عن الإلهام: 

حاول دائما البحث عن مصادر كثيرة ملهمة ومحفزة مثل Ted talk حيث تعتبر تلك من الطرق الفعالة لتحفيزك وتوجيهها إلى الطريق الصحيح.

• جمع المهام المماثلة: 

ذلك عن طريق عندما يكون يكون لديك مهام مرتبطة معا اجمعها معا مثل لا نرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الخاصة بك على مدار اليوم بل خصص وقت للتعامل مع هذه المهام، لأن هذه المهام تتطلب نوعا مختلفا من التفكير من خلال جمع المهام ذات صلة معا، كما أن عقلك لا يقوم بتبديل التروس مما يعني أنك تضطر إلى قطع الوقت في إعادة التوجيه.

تعرف على أهمية إدارة الوقت 

تكمن اهمية ادارة الوقت في الإنتاجية حيث يساعدنا ذلك في إنجاز العديد من المهام والعمل لساعات أطول وعلى الرغم من أن هذه الاستراتيجيات توفر بعض الراحة ولكن يكون ذلك على المدى القصير، ويصبح هذا النهج هو أسلوب حياة مما يؤدي إلى الإصابة بالتوتر والضغط النفسي لذلك سوف نوضح اهمية ادارة الوقت عن طريق النقاط التالية: 

• تحسين الأداء الخاص بك: 

عندما تقوم بتخصيص وقت من يومك تقوم فيه بإنجاز جميع مهامك اليومية ستكون لديك فرصة أكبر لـ التخطيط وتنظيم الوقت بالإضافة إلى معرفة أكبر حول كل ما تحتاج إلى إنجازه والوقت التي تحتاجه كل مهمة، كما يجب وضع جدول زمني من أجل تنظيم الوقت الخاص بك وستجد انك تقضي وقت قليل في تحديد مهامك والوقت الأكبر في إنجاز العمل المهم، حيث يساعدك ادارة الوقت على التركيز على المهام الأساسية وتجنب الأمور الغير ضرورية والتي تستغرق وقتا طويلا.

• إنتاج عمل أفضل:

يساعد ادارة الوقت في تحديد أولوياتك ووقتها يكون لديك الوقت الكافي لإكمال جميع مشاريعك المعلقة، وتزداد جودة عملك وذلك عندما نأخذ الوقت الكافي ولا تتسرع في إكماله قبل الموعد النهائي.

• تسليم العمل في الوقت المحدد: 

تتضمن ادارة الوقت بالشكل الصحيح تحديد فترة زمنية لكل مهمة وذلك حتى يكون لديك الوقت الكافي لإكمال المشروع قبل الوقت المحدد.

• قلل من اجهادك: 

من السهل الشعور بالقلق المستمر عندما يكون لديك قائمة كبيرة مليئة بالمهام التي يجب عليك إنجازها سواء في العمل أو الحياة الشخصية، ويمكن أن يساعدك ادارة الوقت في تنظيم وقتك وتحديد أولوياتك والبدء من المهم حتي يكون لديك المعرفة بالوقت المتاح لك لإكمال كل شئ.

• تحسين فرص العمل: 

يساعد التخطيط وتنظيم الوقت على أن تكون موظفا مثاليا ومسئولا وتقدم لك أعمال عالية الجودة وذلك سوف يجعل منك إنسان له قيمة كبيرة ويحسن من سمعتك المهنية وإيجاد فرص جديدة.

• تعزيز ثقتك بنفسك: 

عند ادارة الوقت بشكل صحيح ستشعر بالإنجاز والثقة في قدراتك، حيث يعد إنهاء قائمة المهام اليومية باستمرار حافز كبير يدفع الأشخاص إلى تحسين مهاراتك في ادارة الوقت والحصول على فرص عمل جديدة.

• أكثر كفاءة: 

عندما تدرك قيمة الوقت وأهميته ستصبح أكثر فاعلية وتركيز في العمل وذلك سيعمل على إنجاز العديد من المهام في وقت قصير جدا وتحقق المزيد من العمل في وقت أقل.

اعرف اكثر عن كيفية ادارة الوقت:

حتي تتمكن من ادارة الوقت بشكل جيد يجب عليك القيام بوضع خطة وهدف معين، لأنه عندما تتمكن من تحديد هدفك ستتمكن من التفكير في طرق لتنظيم وقتك أكثر وكذلك أعمالك للوصول إلى هذا الهدف، لذلك حاول أن تضع أهدافاً على المدى القصير، والمتوسط والطويل، بهذا يمكنك تحديد فترات معينة لتقوم بإنجاز كافة المهام المطلوبة.

ماهي فوائد ادارة الوقت؟

هناك العديد من الفوائد التي تحققها ادارة الوقت والتي تعطي نتائج مذهلة مثل:

• هي استغلال الوقت الضائع الذي يذهب في الفراغ، ويمكن استغلاله من خلال إنجاز بعض المشاريع سواء كانت صغيرة أو كبيرة، مثل تدوين الأفكار لمشروع ما عند انتظار عرض فيلم في السينما أو الاستمتاع بشرب من القهوة عند الإنتظار بعيادة طبيب الأسنان، حيثُ يعتبر الهدف من استغلال تلك الأوقات الضائعة وغير المفيدة هو الاستفادة بالوقت لصالح الذات.
• إمكانية تعدد المهام وإنجاز العديد من الأعمال، من خلال الإستفادة من الوقت، حيث يتم إنجاز المُهمة المطلوبة على أكمل وجه ثم الانتقال إلى المهمة التالية مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية وإنجاز أكبر عدد من المهمات المطلوبة.
• يعود تنظيم الوقت بالفائدة على الإنسان من خلال الإستفادة من جهوده وعدم ضياعها، حيثُ أنَّ نتيجة ادارة الوقت تأتي عند الحصول على تحصيل دراسي مرتفع أو تحقيق إنجاز ناجح في العمل أو غيرها من الأعمال التي تعود بالفائدة على الإنسان.

ماهي طرق ادارة الوقت؟

هناك العديد من الطرق التي يمكن اتباعها لتقوم بالتخطيط وتنظيم الوقت والاستفادة منه ومن هذه الطرق:

• وضع هدف معين.
• إنشاء قائمة بالأعمال والمهام اليومية.
• منح الأولوية للأشياء المهمة.
• وضع تقويم.
• القيام بعمل واحد في المرة.
• تجنب الكسل قدر الإمكان.
• تنظيم مكان العمل.
• أخذ استراحة من وقت لآخر.
• تجنب الأمور التي تشتت انتباهك.
• قول كلمة لا.

كيف تتمكن من ادارة الوقت؟ 

يعتبر التخطيط وتنظيم الوقت المسبق للمهام أفضل التقنيات المتبعة في ادارة الوقت، حيث يساعد على تنظيم المهمات بشكل صحيح، ويعطي نظرة واضحة لكافة المهام ويمكن أن يكون التخطيط بشكل يومي أو أسبوعي أو شهري، بحيث يشمل التخطيط المسبق تقدير الوقت الذي تحتاجه كل مهمة مما يساعد على تنظيم اليوم بشكل أفضل. 

تساعد عملية ترتيب الأولويات على التركيز على المهام الأكثر أهمية لإنجازها، وعدم هدر الوقت في المهام الغير ضرورية، ولكن إذا كانت جميع المهام مهمة فمن الممكن تحديد الأولويات حسب الموعد النهائي لكل مهمة، أو وضع المهام التي تعطي طاقة إيجابية ودافعية أكبر من ضمن المهام الأولية.

لماذا عليك اتباع التخطيط وادارة الوقت؟

نجد دائماً المجتمعات المتقدمة هم أكثر المجتمعات احتراماً للوقت يقدروا قيمة الدقيقة، في مقابل مجتمعات أخرى لا يقدروا قيمة الساعة ليس الدقيقة فقط دائماً متأخرين في كل شيء، كما تسبق الدول المتقدمة في كل المجالات سواء التعليمية أو الاقتصادية أو الاجتماعية بين الدول النامية التي لا تصحو من غفلتها، إلا بعد أن يمر السنوات وتنظر إلى حالها فتجد نفسها برأس الدول النامية، ولا تدرك أن إهدارها للوقت هو السبب في الأمر.

يعتبر العمر من أول الأسئلة التي سيسألنا الله عنها و فيما أفنيته، وهذا يعني أن إهدار الشخص للوقت بدون نفع سيحاسبنا الله عليه، لذلك لابد أن يقسم الفرد يومه بالشكل الصحيح، وعدم تضيع الوقت كله على الإنترنت بدون فائدة، بل يجب التخطيط وتنظيم الوقت واستغلال الإنترنت في التعلم والاستفادة من الوقت بقدر المستطاع.

يمكنك الآن التسجيل مع علمني شكراً لتحصل على المزيد من الصلاحيات للدراسة في تركيا.

ويمكّنك مع علمني شكرا من الحصول على امتيازات عديدة منها عند التقديم للدراسة في واحدة من الجامعات الخاصة في تركيا.

حيث تعتبر علمني شكرا أفضل وكيل للجامعات الخاصة والحكومية في تركيا والتي توفر لك:

خصومات جامعية خاصة للطلاب عند التقديم من خلالنا وقد يصل الخصم لأكثر من 70 % من الرسوم الدراسية وذلك من خلال بروتوكول تعاون بين شركتنا وبين مختلف الجامعات في تركيا.

كما أننا نساعد الطلبة على اختيار التخصص المناسب من خلال استشاريين مختصين حول كيفية اختيار التخصص الجامعي، واختيار الجامعة المناسبة لك من حيث مستوى الجامعة والرسوم الدراسية المناسبة وموقع الجامعة.

كما نساعدهم في إيجاد السكن المناسب سواء كان سكن جامعي أو سكن خارجي.

بالإضافة إلى المتابعة مع الطالب أثناء التسجيل في الجامعة وعمل متابعة دورية مع الطالب طيلة سنوات دراسته في الجامعة وحل أي مشاكل قد تواجهه مع التواصل المستمر.